Eine der häufigsten Fragen in interkulturellen Geschäftsbeziehungen ist die nach dem korrekten Umgang mit Visitenkarten. Die Sorge ist groß, dass ein Tritt ins Fettnäpfchen beim Überreichen der Karte eine Geschäftsbeziehung bereits im Ansatz ruinieren könnte. Dabei ist die Übergabe mehr als ein Automatismus, denn sie dient dazu, dem Gegenüber die nötige Aufmerksamkeit entgegenzubringen. Zudem hilft sie beim Einstieg in den Small-Talk.

Weltweit gibt es Abermilliarden von ihnen: In Taschen, Etuis, Alben, Schubladen und im Papiermüll. Die Allgegenwärtigkeit der Visitenkarte mag ein Grund dafür sein, warum sie von Westlern oft mit wenig Respekt behandelt wird. Auf Englisch nennt man sie „business card“ – Geschäftskarte. In asiatischen Kulturen bedeutet sie hingegen so etwas wie „Namenskarte”, zum Beispiel „Kartu Nama“ in Indonesien.
Spätestens jetzt wird klar, warum die Wertigkeit der Kärtchen dort höher ist als in der westlichen Geschäftswelt. Namen sind das erste Geschenk der Eltern an ein Neugeborenes. In vielen Kulturen werden Kindsnamen von den Großeltern bestimmt, dort soll ein Name Glück bringen, einen Ahnen oder Vorbild ehren. Ebenso kommt dem Namen der Firma eine große Bedeutung zu.
Die richtige Übergabe ist entscheidend
Beim ersten Zusammentreffen mit Geschäftsleuten im internationalen Rahmen ist es üblich und höflich, die Visitenkarten nach der Sitzordnung vor sich zu verteilen, um alle Menschen am Tisch mit Namen ansprechen zu können. Unbedingt sollten die Karten hinterher eingesammelt und mit Bedacht eingesteckt werden. Sie sind eben viel mehr als Daten auf einem kleinen Stück Karton. „Im internationalen Kontakt – vor allem mit Asien – sollten Visitenkarten generell möglichst am Anfang der Begegnung überreicht werden, immer mit zwei Händen, an den Ecken gehalten, mit der Schrift so herum, dass der Empfänger die Karte lesen kann, ohne sie zu drehen“, empfiehlt Patrick Sourek, der bei den Carl Duisberg Centren interkulturelle Trainings konzipiert und durchführt. „Am besten überreichen Besucher die Karte mit den Worten ‚This is my card. Do you have one for me?‘ Eine Karte wird immer in den Handflächen mit einem ‚Thank you‘ akzeptiert.
Ein solches Verhalten wirkt am natürlichsten und funktioniert überall. Bei Interesse an landesüblichen Ritualen, wie zum Beispiel in Japan, bietet es sich an, sich vorab zu informieren und diese einzuüben. Trotzdem kann es sein, dass dabei Fehler unterlaufen. Ein ,Fremdlingsbonus‘ wird üblicherweise gern gewährt, wenn die empfangene Karte mit gebührender Aufmerksamkeit und Achtung behandelt wird“, so Sourek.
Einstieg in den Small-Talk
Die angemessene Würdigung des Gesprächspartners durch einen respektvollen Umgang bei der Kartenübergabe ist wegbereitend für die weitere Kommunikation. Zudem kann die Visitenkarte als Einstieg in den Small-Talk genutzt werden. Schließlich ist die persönliche Beziehung für die Mehrheit der Kulturen dieser Welt Voraussetzung für erfolgreiche Geschäftsverhandlungen. So bietet sich zum Beispiel folgende Frage an: „Ich sehe, Ihre Firma ist in XY…. Bestimmt ist es schön dort. Wohnen Sie in derselben Stadt?” (Zwischen den Zeilen heißt das: Ich möchte etwas über Sie herausfinden, bevor wir zum Geschäftlichen kommen.)
Weil es für Europäer oft schwierig ist, Namen korrekt auszusprechen oder Vor- und Nachname zu unterscheiden, sind auch folgende Fragen hilfreich: „Entschuldigen Sie, wie spreche ich Ihren Namen/Firmennamen korrekt aus?” (Ich würdige Ihren Namen und möchte es richtig machen.) Eine andere Möglichkeit ist: „Hier stehen einige Namen – wie möchten Sie angesprochen werden?” oder „Hat Ihr Name eine besondere Bedeutung?” Wer nach den Antworten eine kleine Pause einlegt, wird sehen, dass sein Gegenüber wahrscheinlich ähnliche Fragen anhand der eigenen Karte stellt, und schon ist ein Gespräch im Gange, ohne dass Sie einmal das Wetter erwähnt hätten.
Viele deutsche Geschäftspartner tun sich schwer mit dem Austausch von persönlichen Informationen. Hier ist es möglich, die Karte selbst zum Thema zu machen, etwa mit den Sätzen: „Was bedeutet diese Farbe/Ihr Logo/der Name Ihrer Firma?” (Dies setzt allerdings voraus, dass die entsprechenden Gegenfragen beantwortet werden können.) Mit solchen Fragen demonstrieren Sie menschliches Interesse und bleiben trotzdem bei geschäftsnahen Themen. Zum Schluss bedanken Sie sich noch einmal für die Karte. Ganz nebenbei haben sich beide Gesprächspartner Gesicht, Position in der Firma und einiges mehr voneinander besser eingeprägt, was ja der Sinn beim anfänglichen Knüpfen von Geschäftskontakten ist.
Nutzen Sie Ihre Visitenkarte, um Türen und Gesprächspartner zu öffnen. Ein Sprichwort besagt: „Wenn Sie Andere über sich sprechen lassen, werden Sie als toller Konversationspartner in guter Erinnerung bleiben.“ Und das kann sicherlich nur gewinnbringend für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung sein.
Quelle: openPR