In vielen Berufen ist heute Mobilität gefragt. Nicht nur Außendienstmitarbeiter oder Leiharbeiter sollten sich darum mit dem neuen Reisekostenrecht befassen: „Von den Neuregelungen betroffen sind alle Beschäftigten, die ihre Reisekosten in Form von Werbungskosten über ihre Steuererklärung geltend machen“, betont Gudrun Steinbach, Vorstand der Lohi (Lohnsteuerhilfe Bayern e.V.).

Die wichtigste Neuregelung: Der nicht näher definierte Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ wurde vom Gesetzgeber durch den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. „Ein Unternehmen muss nun praktisch jedem Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte zuordnen, auch wenn dieser an unterschiedlichen Arbeitsorten zum Einsatz kommt“, erläutert Gudrun Steinbach. Eine „erste Tätigkeitsstätte“ könne demnach auch der Betrieb eines Kunden oder eines kooperierenden Unternehmens sein: „Arbeiten Leiharbeiter dauerhaft und regelmäßig in einem Betrieb, können diese nur noch die Entfernungspauschale abrechnen, nicht aber Fahrtkosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit.“
Das häusliche Arbeitszimmer, so sieht es das neue Gesetz vor, könne jedoch keine „erste Tätigkeitsstätte“ für angestellte Arbeitnehmer sein. Arbeitet ein Angestellter etwa drei Tage im Home Office und zwei volle Tage am Firmensitz, gilt auch dann der Betrieb als „erste Tätigkeitsstätte“. Anders verhält es sich bei Außendienstmitarbeitern, die ihre Büroarbeiten ausschließlich von Zuhause aus erledigen. Eine wöchentliche Fahrt in den Firmensitz zu Besprechungen macht aus diesem noch keine „erste Tätigkeitsstätte“. Hier sind sowohl Fahrten zum Betrieb wie auch Fahrten zum Kunden als „Auswärtstätigkeiten“ zu werten.
Generell können für Auswärtstätigkeiten Kosten für Fahrten, Verpflegung und Übernachtungen als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. „Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw können mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer abgesetzt werden“, erklärt Gudrun Steinbach. Für Fahrten mit Motorrad oder Motorroller sind 20 Cent (bisher 13 Cent) geltend zu machen. Die Höhe der Verpflegungspauschale bemisst sich wie gewohnt an der Abwesenheitsdauer. Der Gesetzgeber hat jedoch die Staffelungen deutlich vereinfacht: Wer im Rahmen seiner Tätigkeit zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs ist, kann nun generell 12 Euro geltend machen. Ab 24 Stunden sind es 24 Euro. Bei mehrtägigen Dienstreisen sind für den An- und Abreisetag 12 Euro als Werbungskosten absetzbar.
Gesetzlich neu geregelt wurden auch die Bestimmungen in puncto Übernachtungskosten. Hier können keine Pauschalen, sondern nur die tatsächlich entstandenen Kosten abgesetzt werden, etwa Kosten für ein Hotelzimmer, ein möbliertes Zimmer oder eine Wohnung. Ganz wichtig: In der Hotelrechnung sollte der Übernachtungspreis ohne Frühstück ausgewiesen sein. Frühstückskosten sind nach Definition des Gesetzgebers Verpflegungskosten und werden solchermaßen mit der Verpflegungspauschale abgegolten. Auch bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit von bis zu 48 Monaten sind stets die tatsächlich entstandenen Unterkunftskosten abzusetzen. „Erst ab dem 49. Monat sind – analog zur neuen Regelung der doppelten Haushaltsführung – nur mehr pauschal 1000 Euro pro Monat als Werbungskosten abziehbar“, so Gudrun Steinbach. Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelte diese Beschränkung jedoch nicht.
Berufskraftfahrer, die in der Kabine ihres Lastwagens übernachten, können keine Übernachtungskosten geltend machen. Ausgaben für sanitäre Einrichtungen auf Raststätten sind jedoch als Reisenebenkosten im Rahmen der Werbungskosten absetzbar.
Mehr Infos zum Thema unter www.lohi.de.