Sie sind schnell und lassen sich problemlos in die ganze Welt verschicken. E-Mails haben enorme Vorteile. Der Empfänger muss nicht einmal anwesend sein, wenn die Nachricht kommt. Noch dazu lassen sich Grafiken, Filmsequenzen und Präsentationen anhängen. Anders als beim Telefonieren ist die Nachricht außerdem gleich dokumentiert. Also alles perfekt? „Nein, E-Mails haben auch eine dunkle Seite“, sagt der Experte André Große von der Internetagentur spiroconsult aus Tangstedt. Und er muss es wissen. Denn Große berät Unternehmen in Sachen E-Mail-Effizienz. Jede Mail ist ein Anschlag auf die Produktivität eines anderen, sagt er. Tatsächlich sei bei vielen Arbeitnehmern inzwischen die Schmerzgrenze überschritten.

Ein volles Postfach sorgt für Stress. Da gibt es das dumpfe Gefühl, ständig Mails bearbeiten zu müssen und nicht mehr zur eigentlichen Arbeit zu kommen, erklärt Große. In vielen Büros werde morgens als erstes der Rechner hochgefahren und auf die E-Mails geschaut. Mitunter mit unangenehmen Überraschungen. Viele Unternehmen haben zwar Spam-Filter, aber die Postfächer sind trotzdem überfüllt.

Die Anzahl von Spam-Mails im Internet ist in den letzten Jahren rasant gestiegen. Laut einer Statistik des Software-Unternehmens Kaspersky Lab waren 85 Prozent aller E-Mails, die 2009 versendet wurden Spam-Mails. Eine ausführliche Analyse findet man unter: www.viruslist.com/de/analysis?pubid=200883660

Der Internet-Experte André Große betont: „Hilfe im Kampf gegen die Flut unerwünschter Werbebotschaften bieten verschiedene Spam-Filter, die häufig auf dem eigenen Computer im E-Mail-Programm installiert sind und hier aktualisiert werden müssen.“ Das bedeutet konkret: Die Filterfunktion trennt mit einem vielschichtigen Filtersystem die Nachrichten. Diese nutzt einerseits vom Anwender selbst erstellte Listen. Zusätzlich identifiziert sie gefälschte Inhalte in den sogenannten Headern, dem elektronischen Briefumschlag einer Mail, Betreffzeilen und Nachrichtentext werden geprüft. Durch eine manuelle Verfeinerung der Filterregeln stellt man sicher, dass einerseits möglichst viele Spam-Mails als solche erkannt und aussortiert werden und andererseits keine gewünschte Nachricht im Mülleimer landet.

André Große bietet hier folgenden Tipp: „Stellen Sie den Spam-Filter so ein, dass aussortierte Mails nicht sofort gelöscht werden. Von Zeit zu Zeit sollte man den Spam-Ordner unter die Lupe nehmen und erst dann die unerwünschte Post löschen.“

Die in Dänemark entwickelte Software Spamfighter wird durch die Mithilfe mehrerer Millionen Benutzer permanent aktualisiert. Das Tool prüft eingehende E-Mails in Outlook oder Outlook-Express und verschiebt Spam in einen speziellen Ordner. Größe: 1,34 MB. Download unter: www.spamfighter.com

Häufig bringen die Spam-Filter auf dem eigenen PC jedoch nichts, da sie erst in zweiter Instanz aktiv werden. Nämlich erst nachdem die Mails vom E-Mailserver im eigenen E-Mail-Programm wie Outlook oder Lotus Notes aufgelaufen sind. Das kostet nicht nur viel Zeit beim herunterladen, sondern erhöht auch das Risiko, dass Viren den eigenen PC befallen. Wer seine Emails über sein Smartphone bearbeitet, kann häufig nichts machen, da oft minutenlang Spam empfangen wird.

Für diese Fälle sind „vorgeschaltete“ Spam-Filter, direkt auf dem Mailserver im Internet richtig – wie sie beispielsweise auch von GMX oder web.de benutzt werden – die Lösung. Diese haben eine sehr ausgefeilte Filtertechnik, die Spam-Mails treffsicher erkennt und ausfiltert, bevor diese auf den eigenen PC gelangen.

Der deutsche Anbieter antispameurope bietet eine solche Lösung an, die praktisch für jede Firmen-E-Mailadresse kostengünstig verfügbar ist. Er verspricht 99,9% korrekte Spamerkennung.
Gratis E-Mailkurs zum Thema: www.spamfilter-service.com/201001/

Man kann jedoch auch selbst einiges tun, um die Spam-Flut im eigenen Postfach einzudämmen. André Große rät: „Jeder Computernutzer sollte sich für Internet-Foren oder Gewinnspiele eine Alias-Adresse, das heißt ein zweites Postfach, zulegen.“ Die eigentliche E-Mail-Adresse, die man Freunden und Bekannten gibt oder für die geschäftliche Kommunikation benutzt, sollte man dagegen nur sparsam einsetzen.

Entscheidend sei aber, nicht auf Spam zu reagieren. André Große: „Antworten Sie dem Spam-Versender auf keinen Fall, um zum Beispiel Ihre Wut an ihm auszulassen. Damit würden Sie nur Ihre E-Mail-Adresse bestätigen und eventuell sogar eine regelrechte Spam-Lawine lostreten.“

Quelle: openPR