Arbeitnehmer und Unternehmer, die das betriebliche Kraftfahrzeug auch für Privatfahrten nutzen, müssen die private Nutzung versteuern. Um den privaten Anteil festzustellen kann entweder die 1%-Regelung in Anspruch genommen oder ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. Das Führen eines Fahrtenbuchs lohnt sich in der Regel dann, wenn die private Nutzung bei neuen Fahrzeugen weniger als 30% beträgt.

Die Finanzverwaltung hat in den Lohnsteuerrichtlinien die Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch definiert. Diese wurden in verschiedenen Urteilen auch vom BFH bestätigt. Aufgezeichnet werden müssen:

-Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder betrieblichen Fahrt
-Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
-Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
-Für Privatfahrten genügen Kilometerangaben
-Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk
-Es kann ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich dadurch dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen.

Über die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs kommt es immer wieder zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Steuerpflichtigen und Finanzämtern. Aus der Rechtsprechung lässt sich die wichtige Grundregel entnehmen, dass das Fahrtenbuch zeitnah, fortlaufend und in geschlossener Form (z. B. Buch oder Heft) geführt werden muss. Eine nachträgliche Erstellung des Fahrtenbuchs anhand von Notizzetteln oder Terminkalendereinträgen scheidet aus. Das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs ist nur erlaubt, wenn das Programm keine nachträglichen Änderungen zulässt, bzw. diese genau dokumentiert. Ein Excel-Fahrtenbuch ist somit nicht zulässig. Ordnungsgemäß ist ein Fahrtenbuch auch dann nicht, wenn etliche Eintragungen Widersprüche zu den Belegen aufweisen, z. B. wenn die Zielorte im Fahrtenbuch von den Tankquittungen abweichen.

Quelle: openPR